مرحله 1: هدف و اهداف را تعریف کنید

هدف جلسه را به وضوح تعریف کنید و اهداف خاصی را تعیین کنید که قصد دارید به آنها برسید. این یک جهت روشن برای جلسه ارائه می کند و به شرکت کنندگان کمک می کند تا بفهمند چه چیزی میتوانند انتظار داشته باشند.

مرحله 2: فرمت را تعیین کنید

بر اساس هدف و اهداف جلسه، در مورد قالب جلسه تصمیم بگیرید. در نظر بگیرید که آیا باید یک ارائه، بحث، کارگاه یا ترکیبی از فرمت های مختلف باشد. قالبی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نتیجه دلخواه مطابقت دارد.

مرحله 3: دستور کار را برنامه ریزی کنید

یک دستور کار دقیق ایجاد کنید که در آن موضوعاتی که باید پوشش داده شوند، تخصیص زمان برای هر مورد، و هرگونه وقفه ضروری را مشخص می کند. دستور کار را از قبل با شرکت کنندگان در میان بگذارید تا آنها بتوانند با آمادگی بیایند و درک درستی از آنچه مورد بحث قرار می گیرد داشته باشند.

مرحله 4: مواد را آماده کنید

همه مواد لازم مانند جزوه ها، وسایل کمک بصری، اسلایدهای ارائه، یا هر منبع دیگری که جلسه را پشتیبانی می کند را جمع آوری کنید. اطمینان حاصل کنید که همه مواد به خوبی سازماندهی شده و به راحتی در طول جلسه قابل دسترسی هستند.

مرحله 5: محیطی جذاب ایجاد کنید

محیط فیزیکی را به گونه ای تنظیم کنید که تعامل و تعامل بین شرکت کنندگان را ارتقا دهد. نشستن را به گونه ای ترتیب دهید که مشوق بحث و همکاری باشد. استفاده از جلوه های بصری یا لوازم جانبی برای بهبود محیط را در نظر بگیرید.

مرحله 6: خود را معرفی کنید و انتظارات خود را تعیین کنید

جلسه را با معرفی خود و ارائه یک نمای کلی از نقش خود به عنوان مدیر شروع کنید. انتظارات مربوط به رفتار شرکت‌کننده مانند مشارکت فعال، احترام به نظرات دیگران و رعایت محدودیت‌های زمانی را به وضوح بیان کنید.

مرحله 7: قوانین اساسی ایجاد کنید

قوانین اساسی را ایجاد کنید که فضایی مثبت و فراگیر را ایجاد می کند. با حفظ محیطی محترمانه و امن، گفتگوی باز را تشویق کنید. این قوانین پایه باید جنبه هایی مانند ترتیب صحبت، بالا بردن دست یا استفاده از دوره های بحث تعیین شده را مورد توجه قرار دهد.

مرحله 8: تسهیل بحث

به عنوان ناظم، مسئولیت هدایت بحث و متمرکز نگه داشتن آن بر روی دستور کار بر عهده شماست. مشارکت همه شرکت کنندگان را تشویق کنید و اطمینان حاصل کنید که همه فرصتی برای مشارکت دارند. از تکنیک های گوش دادن فعال استفاده کنید تا نشان دهید که برای نظرات شرکت کنندگان ارزش قائل هستید.

مرحله 9: زمان را به طور موثر مدیریت کنید

زمان را در طول جلسه پیگیری کنید تا اطمینان حاصل کنید که بحث ها در برنامه باقی می مانند. زمان مناسب را برای هر مورد از دستور کار اختصاص دهید و از تکنیک های مدیریت زمان مانند تنظیم تایمر یا سیگنال دهی در صورت اتمام زمان استفاده کنید.

مرحله 10: همکاری و شبکه سازی را تشویق کنید

فرصت هایی را برای مشارکت کنندگان ایجاد کنید تا با یکدیگر همکاری و شبکه کنند. فعالیت‌های گروهی، جلسات پراکنده، یا وقفه‌های شبکه‌ای را در جلسه بگنجانید تا ارتباطات را تسهیل کرده و حس اجتماعی را تقویت کنید.

مرحله 11: خلاصه و بازنگری

به طور منظم نکات کلیدی را خلاصه کنید و مطالبی را که در مورد آن بحث شده است، برای تقویت درک و کمک به شرکت کنندگان در تمرکز خود خلاصه کنید. این همچنین به شما امکان می دهد تا هرگونه تصور غلط را برطرف کنید یا اطلاعات مهم را روشن کنید.

مرحله 12: ارزیابی و پیگیری

در پایان جلسه برای جمع آوری بازخورد از شرکت کنندگان، ارزیابی انجام دهید. از این بازخورد برای بهبود جلسات آینده استفاده کنید. علاوه بر این، با اشتراک‌گذاری منابع، مواد، یا موارد اقدام مرتبط که در طول جلسه مورد بحث قرار گرفته‌اند، شرکت‌کنندگان را پیگیری کنید.

با دنبال کردن این دوازده مرحله، می‌توانید یک جلسه موفق را که به اهدافش می‌رسد، مشارکت‌کنندگان را درگیر می‌کند و یک محیط یادگیری مثبت یا مشارکتی را تقویت می‌کند، تعدیل کنید.

37 نکته برای مدیریت یک جلسه موفق:

علاوه بر دوازده مرحله ذکر شده در بالا، در اینجا سی و هفت نکته از متخصصان وجود دارد که به شما در تعدیل یک جلسه موفق کمک می کند:

1. در مورد موضوع به خوبی آماده و آگاه باشید.
2. مهارت های گوش دادن فعال را تمرین کنید.
3. از سؤالات باز برای تشویق بحث استفاده کنید.
4. یک موضع بی طرفانه و بی طرفانه حفظ کنید.
5. منعطف باشید و با تغییرات غیرمنتظره سازگار شوید.
6. دیدگاه‌های متنوع و فراگیری را تشویق کنید.
7. از وسایل کمک بصری برای تقویت درک استفاده کنید.
8. جلسه را به طور مناسب تنظیم کنید، نه خیلی سریع و نه خیلی آهسته.
9. مراقب سطوح انرژی شرکت کنندگان باشید و بر اساس آن تنظیم کنید.
10. تضادها و اختلافات را به صورت سازنده مدیریت کنید.
11. یک جو مثبت و حمایتی ایجاد کنید.
12. از تسلط بر بحث خودداری کنید و اجازه دهید دیگران صحبت کنند.
13. از شوخ طبعی مناسب برای مشارکت دادن شرکت کنندگان استفاده کنید.
14. فعالیت‌های تعاملی را برای درگیر نگه داشتن شرکت‌کنندگان ترکیب کنید.
15. از فناوری به طور مؤثر استفاده کنید، مانند نظرسنجی یا ابزارهای همکاری آنلاین.
16. دستورالعمل‌های روشنی برای فعالیت‌ها یا کار گروهی ارائه دهید.
17. هرگونه اختلال را به سرعت و حرفه ای برطرف کنید.
18. از تفاوت های فرهنگی آگاه باشید و رویکرد خود را بر این اساس تطبیق دهید.
19. شرکت کنندگان را تشویق کنید تا تجربیات شخصی یا داستان های مرتبط با موضوع را به اشتراک بگذارند.
20. از مثال‌های واقعی یا مطالعات موردی برای نشان دادن نکات کلیدی استفاده کنید.
21. برای جلوگیری از خستگی شرکت‌کننده، وقفه‌هایی را در نظر بگیرید.
22. در صورت برگزاری جلسات مجازی با شرکت کنندگان از مکان های مختلف، مراقب مناطق زمانی باشید.
23. هنگام بحث در مورد موضوعات حساس، محرمانه بودن را حفظ کنید.
24. یک فضای امن برای اشتراک‌گذاری افکار و ایده‌های شرکت‌کنندگان ایجاد کنید.
25. از زبانی فراگیر استفاده کنید که از فرضیات یا کلیشه ها اجتناب کند.
26. مشارکت فعال افراد ساکت تر در گروه را تشویق کنید.
27. از اصطلاحات تخصصی یا زبان فنی که ممکن است شرکت کنندگان را سردرگم کند اجتناب کنید.
28. نكات كليدي را بطور دوره‌اي براي تقويت فهم خلاصه كنيد.
29. از نشانه های غیرکلامی مانند تکان دادن سر یا تماس چشمی برای نشان دادن تعامل با شرکت کنندگان استفاده کنید.
30. برای اطمینان از برآورده شدن نیازهای شرکت‌کنندگان، در طول جلسه بازخورد خود را جستجو کنید.
31. از تعصبات خود آگاه باشید و در رویکرد اعتدالی خود برای عینیت تلاش کنید.
32. از روندها یا تحولات جاری مرتبط با موضوع جلسه به روز بمانید.
33. فرصت هایی را برای شرکت کنندگان فراهم کنید تا در مورد یادگیری یا نکات مهم جلسه فکر کنند.
34. از فعالیت های یخ شکن برای ایجاد رابطه و ایجاد یک محیط راحت استفاده کنید.
35. شرکت کنندگان را تشویق کنید که سؤال بپرسند یا به دنبال توضیح باشند.
36. از نیازهای دسترسی آگاه باشید و تا آنجا که ممکن است به آنها پاسخ دهید.
37. به‌عنوان یک ناظر به‌طور مستمر به دنبال فرصت‌هایی برای خودسازی و پیشرفت حرفه‌ای باشید.

با اجرای این نکات، میتوانید مهارت های اعتدال خود را افزایش دهید و موفقیت جلسه خود را تضمین کنید.